Biznesa stratēģijas veidošanai un pozitīvas darba vietas kultūras veicināšanai ir vajadzīga cilvēka uzmanība, enerģija un radošums, taču gandrīz visu pārējo var un vajag automatizēt –sākot no darbinieku nolīgšanas, darba uzskaites, datu pārvaldības un līdz atlaišanai. Starptautiskās personālvadības platformas Deel eksperti uzskata, ka gandrīz 80% personālvadības procesu ir tādi uzdevumi, kas bieži atkārtojas un kurus var automatizēt, padarot darbu efektīvāku, samazinot kļūdas un ļaujot uzņēmumiem Latvijā un citur pasaulē ietaupīt izmaksas. 

 “Personālvadības procesu automatizācija palīdz ātrāk un ērtāk izpildīt uzdevumus, kas bieži atkārtojas, padarot personālvadību efektīvāku, samazinot laika patēriņu šo uzdevumu paveikšanai un cilvēcisko kļūdu risku. Cilvēkresursu informācijas sistēmas (HRIS), talantu pārvaldības sistēmas, pretendentu vērtēšanas sistēmas, algu programmatūras un darbinieku pašapkalpošanās portāli – visi šie rīki ļauj personālvadības speciālistiem ietaupīt laiku, darbu un līdz ar to līdzekļus, nodrošināt lielāku datu precizitāti, ievērot dažādās pasaules vietās atšķirīgos darba likumus, pieņemt datos balstītus biznesa lēmumus un nodrošināt uzlabotu darbinieku pieredzi, kopumā veicinot uzņēmuma vai iestādes izaugsmi,” stāsta Līna Lāsa (Liina Laas), Deel paplašināšanās vadītāja Centrāleiropā un Austrumeiropā.

 Automatizēt ieteicams uzdevumus, kuri bieži atkārtojas, it īpaši, ja tie jāveic manuāli, kā arī tādus darbus, kuru izpildei jāapstrādā liels datu apjoms, kas saistīti ar risku pārvaldību, tieši ietekmē darbinieku pieredzi, kuru īstenošanai vienlaikus vajadzīgi vairāki programmatūras risinājumi un kuri ietekmē biznesa rezultātus.

 Darbinieku nolīgšana un atlaišana

Saskaņā ar Deel datiem klienti visbiežāk automatizē darbinieku nolīgšanas procedūru. It īpaši strauji augošos jaunuzņēmumos tā tiek veikta bieži, un tās ietvaros jāatkārto nemainīgs darbību kopums un jāapstrādā daudzi personiskie, atbilstības un algu dati: jāievada jaunu darbinieku dati dažādos rīkos vai izklājlapās, jāizseko dokumentācijas atbilstībai katrā valstī, jāapstiprina darbinieku piekļuve sadarbības rīkiem, jāpasūta un jānosūta darbam nepieciešamais aprīkojums, jākoordinē darbiniekiem pienākošies bonusi, jānosūta iepazīšanās e-pasta ziņojums utt. Šo procesu automatizēšana var ietaupīt līdz pat 86 administratīvā darba stundām mēnesī.

HRIS visi dati glabājas vienuviet, tāpēc nav nepieciešams tos meklēt pa vairākām platformām. Dati tiek atjaunināti automātiski, un darbinieki tos var atjaunināt paši, izmantojot pašapkalpošanās funkcijas. Tas pats attiecas uz darba attiecību pārtraukšanu, kur automatizēti tiek atcelta darbinieka piekļuve dažādiem rīkiem, sagatavota visa nepieciešamā dokumentācija un nosūtītas instrukcijas darbam nepieciešamā aprīkojuma atgriešanai. Šajā gadījumā personālvadības automatizācija pilda arī datu drošības uzrauga lomu, samazinot datu noplūdes iespēju.

 Laika uzskaite

Lai nosūtītu atvaļinājuma pieprasījumus e-pastā vai Slack ziņojumā, ir nepieciešama turp un atpakaļ saziņa ar vairākiem cilvēkiem – tiešo vadītāju, personāla vadītāju, dažos gadījumos pat ar augstāko vadību. Pastāv risks, ka var aizmirsties nosūtīt svarīgu informāciju vai arī ir nepieciešams pārāk ilgs laiks, lai saskaņotu pieteikumu, kas var negatīvi ietekmēt komandas darbu un biznesa rezultātus, turklāt nesniedz pilnvērtīgu pārskatu par darbinieku brīvo laiku. Automatizēta darba laika uzskaite ļauj personāla speciālistiem vairāk pievērsties darbinieku brīvajam laikam, apzinot, kuri darbinieki neizmanto pietiekami daudz atvaļinājuma dienu, kavē vai izmanto daudz darbnespējas dienu, tādējādi veidojot pozitīvu un efektīvu darbavietas kultūru. 

 Darbinieku datu pārvaldība

Augošās komandās un lielos uzņēmumos ir grūti izsekot visām personas datu izmaiņām, iespējamiem paaugstinājumiem utt. Bez atbilstošas cilvēkresursu pārvaldības programmatūras personāla komandām tas jādara manuāli, kas palielina kļūdu risku un prasa daudz laika datu vākšanai un koordinēšanai. HRIS centralizē darbinieku datus, novēršot nepieciešamību pēc manuālas datu ievades un nodrošinot vienotu informācijas avotu visai organizācijai.

 Potenciālo darbinieku meklēšana 

Starptautiskā darbā pieņemšana ir pavērusi daudz iespēju nolīgt pasaules labākos talantus, taču vienlaikus personāla atlases speciālistiem jāapstrādā daudz vairāk pieteikumu nekā iepriekš. Automatizācijas risinājumi saziņai ar kandidātiem palīdz izvairīties no laikietilpīgiem mehāniskiem uzdevumiem, tā vietā veltot vairāk laika jēgpilnām intervijām, rūpīgākai kandidātu atlasei un pārdomātu lēmumu pieņemšanai.

 Kandidāta iepriekšējās darba pieredzes un biogrāfijas izvērtēšana

Manuāla iepriekšējās pieredzes pārbaude visiem potenciālajiem darbiniekiem starptautiskā mērogā ir teju neiespējama. Tas nozīmētu saziņu ar tiesībsargājošajām iestādēm vai iepriekšējo darba devēju apzvanīšanu dažādās valstīs, kas aizņemtu pārāk daudz laika. Automatizācija ļauj bez problēmām veikt darbinieku biogrāfijas pārbaudi neatkarīgi no tā, kurā valstī plānots darbinieku nolīgt, turklāt sertificēti rīki nodrošina atbilstību SOC 2 un SOC 3, GDPR un ISO 27001, garantējot datu drošību. 

 Atbilstības un citas dokumentācijas pārvaldība

Lai savāktu, organizētu un uzglabātu atbilstības dokumentāciju bez automatizētas personālvadības sistēmas, personāla speciālistiem nāktos iepazīties ar nodarbinātības likumiem visās valstīs, kur nolīgti uzņēmuma darbinieki, manuāli pārbaudīt visus dokumentus un arī nosūtīt atgādinājumus darbiniekiem, kuri nav iesnieguši nepieciešamo dokumentāciju. Automatizācija atbilstības pārvaldībai ir īpaši svarīga starptautiskām komandām, jo samazina cilvēcisku kļūdu iespējamību un līdz ar to finansiālu un juridisku problēmu risku uzņēmumam. 

Algu aprēķināšana

Tikai pirms trim gadiem aptuveni trešdaļa uzņēmumu īpašnieku algu uzskaitei joprojām izmantoja izklājlapas, katru mēnesi vairāk nekā nedēļu tērējot ar algām saistītiem aprēķiniem. Arvien vairāk globalizējoties, šāds process kļūst pārāk sarežģīts. Algu uzskaites automatizācija samazina personāla speciālistu darba apjomu, kā arī nodrošina precīzus darbinieku algu, komisijas maksu, virsstundu apmaksas, atskaitījumu un citus aprēķinus. 

 Darbinieku apmācība un darba izpildes vadība

Darbinieku mācīšanās un snieguma izsekošana un regulāras atgriezeniskās saites nodrošināšana darbiniekiem var pozitīvi ietekmēt iesaistīšanos, produktivitāti un izaugsmi. Bez efektīva, automatizēta procesa var ātri zaudēt piekļuvi iepriekšējiem darbinieku veiktspējas pārskatiem un ir grūti izsekot komandas progresam. Automatizētie procesi var padarīt veiktspējas pārskata ciklu un darbinieku apmācību racionālāku, mazāk laikietilpīgu un saistošāku, lai nodrošinātu labāku darbinieku pieredzi un pieejamākus un precīzākus datus vadītājiem un personāla komandai.

Par Deel

Deel ir pilna pakalpojumu spektra starptautiska personālvadības platforma, kas palīdz uzņēmumiem vienkāršot visus starptautiskā darbaspēka pārvaldības aspektus no kultūras un apmācības līdz algu sarakstiem un atbilstībai vietējai likumdošanai. Deel strādā ar pašnodarbinātiem darbuzņēmējiem un pilnas slodzes darbiniekiem vairāk nekā 150 valstīs atbilstoši vietējās likumdošanas prasībām. Vairāk uzziniet vietnē Deel.com.