Personāla lietvedība vai dokumentēšana aizņem ievērojamu laiku katra personāla speciālista darba laika. Tas ir viens no iemesliem, kāpēc mūs mēdz apsaukāt par “kadru daļu”, rakstāmmašīnām vai citādi. Dokumentu noformēšana, lietu kārtošana un dažādu rīkojumu un kārtību izstrāde ir bijusi, ir un arī būs nepieciešama darba tiesisko attiecību vadībā. Jautājums tikai par to, ko darām aiz ieraduma, jo tā ir pieņemts, un, kas no tā ko darām tiešām ir nepieciešams. Arvien straujāk attīstoties digitalizācijas procesiem, jautājums par to, kādus dokumentus personāla lietvedībā noteikti vajag, un bez kā var iztikt aizvien ir aktuāls. Personāla dokumenti pēc būtības ir pamatojuma dokumenti, kas nodrošina darba tiesisko attiecību vadību, pamato darbības vai izmaiņas nosacījumos. Laiku, ko pavadām gatavojot dokumentus, iespējams samazināt izmantojot gan pašapkalpošanās programmas, gan automatizētas sistēmas.

Personāla dokumenti veidojas pilnīgi visos personāla vadības procesos:

• pirms darba attiecību uzsākšanas, meklējot darbiniekus, nosakot prasības;
• atlase
• pieņemšanas darbā, līgumi, amata apraksti
• pārbaudes laikā
• adaptācijas procesa laikā
• atvaļinājumi un papildatvaļinājumi
• darba samaksas jautājumi, bonusi, labumi
• izmaiņas nodarbinātības nosacījumos
• novērtēšana
• mācības, attīstība
• talantu vadība, karjeras plānošana
• darba attiecību izbeigšana

un bez tā visa vēl dažādas kārtības, noteikumi, nolikumi, grafiki, saraksti, utml. Vairums no minētajiem dokumentiem ir informatīva rakstura, kas nepieciešami darba organizācijai. Datu aizsardzības regulas aizsegā cenšamies samazināt prasītās informācijas apjomu, tomēr ir profesijas, kurām noteiktas striktas prasības un atbilstības apliecinājumam jābūt.

Darba attiecību laikā dokumenti rodas jau atlases laikā, kad izskatām dokumentus, ko esam prasījuši pretendentiem. Tie var būt vienkārši pieteikumi uzņēmuma platformā, tās var būt pieteikuma vai motivācijas vēstules un CV. Viss ir atkarīgs no amatam izvirzītajām prasībām un sagaidāmajām ekspektācijām . Šie noteikti nav dokumenti, kurus saglabāsim ilgi, beigsies atlases process, un varam par šiem aizmirst, tos iznīcinot. Laiku, cik ilgi tos paturēt, nosakām paši, izvērtējot nepieciešamību. Piemēram uzņēmumos, kur bieži meklējam vienus un tos pašus amatus, vērts pretendentu dokumentus glabāt ilgāk, kā uzņēmumos, kur rotācija ir minimāla.

Uzsākot darba attiecības ar darbinieku obligāti noslēdzams darba līgums, kas parakstāms rakstveidā – elektroniski vai rokrakstā. Manuprāt otrs obligātais dokuments ir amata apraksts. Darba likums gan nenosaka, ka tam obligāti jābūt,  ir uzņēmumi, kas detalizēti pienākumus iekļauj darba līgumā. Būtiski, lai šie “spēles nosacījumi” pusēm būtu skaidri, un nebūtu situācijas, kad strīda gadījumā meklējam kur kas ir noteikts. Tajā pat laikā MK noteikumos par dokumentiem ar arhīvisku vērtību amata un darba apraksti noteikti pie  glabājamiem līdz personas 90 gadu vecumam.

 Šobrīd neviens normatīvais akts neprasa veidot personas lietu, bet manuprāt ērti ir, ja viss, kas attiecas uz darbinieku atrodas vienkopus neatkarīgi no tā vai e-vidē vai papīra formā. Personas lietai manuprāt galvenā loma ir nodrošināt institucionālo atmiņu, par to kā pagājis adaptācijas periods, novērtēšanas rezultātiem, atalgojuma izmaiņām, karjeras attīstību. Ja amatam izvirzītas kādas noteiktas prasības izglītībai, papildus apmācībai, tālākizglītības punktiem, tad darba devējam šai informācijai jābūt. Līdzīgi par darbiniekiem, kam nepieciešama valsts valodas prasmes apliecība, darba devējam ir jābūt informētam un pārliecinātam gan par prasmēm, gan dokumenta esamību. Ar darbinieka atļauju varam digitālu kopiju ievietot e-lietā, vai papīra personas lietā. 

Personāla dokumentu uzskaitījums minēts Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumos Nr. 690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem”. Noteikumi nosaka, ka līdz personas 90 gadu vecumam jāsaglabā šādi personas darba gaitu apliecinošie dokumenti:

• dokumenti par darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu (rīkojuma dokumenti, darba līgumi un to grozījumi, uzteikumi un vienošanās par darba attiecību izbeigšanu), tiem pielīdzināti dokumenti un to reģistri;
• darbinieku saraksti ar ieņemamā amata norādi, ja tādi tiek sagatavoti;
• amata un darbu apraksti;
• uzņēmuma līgumi, uzņēmuma līgumu grozījumi un to reģistri;
• nepieprasītās darba grāmatiņas un to reģistri;

Gadījumā, ja lietās apkopoti dokumenti par vairākām personām, šīs lietas jāglabā 75 gadus. Tāpat 75 gadu glabāšanas termiņš noteikts:

• atzinumi par darbinieka nespēju veikt pienākumus veselības stāvokļa dēļ;
• līdz 1996. gada 31. decembrim izdotie rīkojuma dokumenti par bērna kopšanas atvaļinājumiem un to reģistri.

Savukārt patstāvīgi glabājamie dokumenti saskaņā ar noteikumiem ir :

• darba koplīgumi, dokumenti par to grozījumiem un izbeigšanu;
• darbinieku kopsapulces (konferences) protokoli;
• kolektīva tiesību vai kolektīva interešu strīda izšķiršanas dokumenti;
• autora līgumi, autora līgumu grozījumi un to reģistri, ja tajos ir noteikta autora mantisko attiecību pāriešana;
• valsts pārvaldes institūciju pārskata dokumenti par ārvalstu komandējumiem, ja tajos ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi. Bet šie dokumenti vairumā uzņēmumu var nebūt. 

Minētie dokumenti kā amata saraksti, arī personāla saraksti, līgumu un rīkojumu reģistri var veidoties un tikt uzturēti sistēmā e-vidē. Šodien arvien vairāk cenšamies izvairīties no lieka birokrātiskā sloga un dokumentiem, bez kuriem var iztikt. Piemēram, salīdzinoši daudzos uzņēmumos vēl joprojām gatavo rīkojumu par pieņemšanu darbā. Darbinieks un darba devējs noslēdz līgumu, kāpēc vēl rīkojums? Darbinieku taču divreiz darbā pieņemt nevar! Visbiežākā atbilde ir, ka grāmatvedis prasa. Grāmatvedim ir jābūt pieejai sistēmā ievadītajiem datiem, arī līguma nosacījumiem, ko varam pievienot sistēmai, un rīkojums kā dublējošs dokuments ir absolūti lieks. Līdzīgi par visām situācijām, kurās grozām darba līguma nosacījumus – ja ir vienošanās, ar to vajadzētu pietikt visām darbībām.

Atvaļinājumi. Darbiniekam atvaļinājumu piešķiram saskaņā ar atvaļinājuma grafiku vai rīkojumu. Atvaļinājuma grafiks likuma izpratnē ir formāla prasība, taču darba devējam svarīgi, lai darbs tiktu nodrošināts bez pārtraukumiem. Šobrīd pieejamas pašapkalpošanās sistēmas, kas ļauj plānot darba laiku un prombūtnes,  ļauj darbiniekam sistēmā pieteikt atvaļinājumu, saskaņot ar visiem ar ko paredzēts, apstiprināt, aprēķināt un saglabāt datus sistēmā. Tomēr vērojams, ka papildus tam,  tiek drukāti rīkojumi, parakstīti un glabāti papīra formā.Tam ir gan pierādījuma gan pamatojuma raksturs, bet dokumentu efektīvi aizstāt ar ierakstu sistēmā e- formātā.

Šodien visi dokumenti pēc būtības tiek gatavoti datorā, jautājums kāpēc mēs joprojām nevaram pāriet uz e-vidi , drukājam tos ārā, parakstām un glabājam papīra formā ir mūsu ziņā. Visu visticamāk nosaka griba un paradumi. Atsaukties uz darbinieku datorpratību ir vienkārši, bet gudrāk un efektīvāk ir palīdzēt apgūt un darboties e-vidē.

Atkarībā no uzņēmuma lieluma dokumentu skaits var atšķirties, vairākus procesus var deleģēt ārpakalpojumam. Visbiežāk tā ir atlase, personāla lietvedība, algas. Mazos un ļoti mazos uzņēmumos var neveidot amatu sarakstus un neskaitāmas kārtības, iztiekot ar darba kārtības noteikumiem, kuros viss ir aprakstīts. Tos dažus darbiniekus darba devējs pārraudzīs tāpat.

Būtiski, ka neskatoties ne uz kādiem apstākļiem, noteikumu un darbinieku interešu dēļ mums jānodrošina, ka darba līgumi, amata apraksti un darba attiecību izbeigšanas dokumenti tiek saglabāti līdz darbinieka 90 gadu vecumam.

Gundega Dambe

Latvijas Personāla vadīšanas asociācijas valdes locekle,

Attīstības projektu vadītāja.