Vai uzņēmumam vajadzētu kontrolēt darbinieku aktivitātes sociālajos tīklos? Vai varam noteikt, ko, kā un cik daudz darbinieki drīkst rakstīt savā profilā?
Skaidrs ir viens – tā kā šodien ar vienu neapdomīgu tvītu var nopietni iedragāt uzņēmuma rūpīgi koptu tēlu, šis nav jautājums, ko atstāt pašplūsmā. Liekot kopā labāko komunikācijas un personālvadības praksi, ieteicams izstrādāt sociālo tīklu izmantošanas vadlīnijas, ar kurām katrs darbinieks būtu iepazīstināms. Vislabāk – neformālā klātienes sarunā nelielās darbinieku grupās.
Jautājums ir nozīmīgs arī personāla atlases kontekstā un cīņā par jaunajiem talantiem. Pirms pieņemt lēmumu – pievienoties vienai vai otrai komandai – jaunās paaudzes tīklošanas meistariem tieši potenciālā darba devēja un iespējamo kolēģu ieraksti sociālajos tīklos ir svarīgs informācijas avots.
Informēt un ieteikt
Kā izmantot sociālos tīklus, kā veidot ierakstus, kāda ir šo ierakstu tālāka ietekme, kas tos redz un kā var izmantot. Ja vecākajai paaudzei noderēs gluži praktiski ieteikumi kvalitatīvu ierakstu veidošanai un iespējai meklēt noderīgu informāciju, jauniešiem svarīgi demonstrēt dažāda satura ierakstu iespējamo ietekmi gan uz viņu pašu, gan uzņēmuma reputāciju. Protams, šīs sarunas pamatā ir uzņēmuma kultūra un vērtības, ko visi kopā kā komanda pārstāvam.
Ļoti labi noder reāli praktiski piemēri – uzskates materiāli, kā šķietami nevainīgi ieraksti radījuši sniega bumbas efektu un zaudējumus gan uzņēmumam, gan pašam cilvēkam. Un arī gluži pretēji piemēri par iedvesmojošiem un pozitīviem ierakstiem un to radīto efektu.
Rosināt
Ideālā gadījumā darbinieks kļūst par īstenu uzņēmuma vēstnesi, pārpublicē uzņēmuma ziņas un visādi citādi palīdz pie uzņēmuma tēla veidošanas arī savā personīgajā profilā. Rosiniet un ļaujiet darbiniekiem iesaistīties un piedalīties, cik kurš spēj un vēlas. Parādiet, kā darbinieks var kļūt par aktīvu uzņēmuma vēstnesi, un kā to darīt visefektīvāk. Tomēr šeit darbojas pilnīgs brīvprātības princips.
Aizsargāt un definēt robežas
Protams, vadlīnijas veidojamas atbilstoši uzņēmuma un nozares specifikai; šeit pat nav runa par organizācijām, kur darbinieki ikdienas pienākumus pilda, slēpjot sejas maskās, par ierakstiem sociālajos tīklos nemaz nerunājot. Tomēr arī jebkuras citas nozares uzņēmumam ir savas robežas, kas darbiniekiem būtu jāzina.
•    Sociālo tīklu izmantošana darba laikā un darba vietā. Vai tas ir pieļaujams, kādā apjomā un kādiem mērķiem?
•    Drošības jautājumi, privātuma iestatījumi, atrašanās vietas noteikšana u.c.
•    Komunikācijas principi ar klientiem vai sadarbības partneriem. Vai un kuri sociālie mediji izmantojami biznesa saziņai? Kā rīkoties, ja klients jautājumus par produktu sāk uzdot, uzrunājot darbinieku personīgajā Facebook profilā? Rīcība šādās un līdzīgās situācijās.
•    Klientu un sadarbības partneru datu aizsardzība. Piemēram, klientu foto publiskošana, informācija par sadarbību ar konkrētiem uzņēmumiem vai cilvēkiem u.c. sensitīva informācija, ko nedrīkstētu publiskot, iepriekš nesaskaņojot.
•    Dokumenti, uzņēmuma iekšēja un cita veida neizpaužama informācija. Līgumi, dokumenti, varbūt pat foto no uzņēmuma telpām – definējiet un skaidri norādiet, kāda informācija nav izpaužama nekādā veidā – ne sarunās ar draugiem, ne sociālajos medijos.
•    Rīcība problēmsituācijās vai gadījumā, ja tiek izplatīta negatīva informācija par uzņēmumu. Pamata nosacījums – jebkura problēma ir, lai to risinātu, nevis publicētu un dalītos. Jebkuru neizdarību vai kļūdu uzņēmumā vislabāk atrisinās uzņēmuma speciālisti, nevis sociālo tīklu lietotāji.
Atbalstīt
Būtu lieliski un apsveicami, ja katrs darbinieks zinātu, kur var saņemt konsultāciju par sociālo tīklu izmantošanu. Uzņēmuma komunikācijas speciālista durvīm būtu jābūt atvērtām arī šādiem jautājumiem. Labāk lieku reizi pavaicāt, nekā izdarīt greizi, riskējot ar savu un uzņēmuma reputāciju. Mēs taču zinām, ka internets atceras visu.