Mūsdienu digitālajā laikā aizvien vairāk gribam atteikties no dokumentiem rakstveidā, tos aizstājot ar ierakstu sistēmā, tādejādi mazinot birokrātisko slogu, padarot procesu efektīvāku un visnotaļ patīkamāku. Pašapkalpošanās sistēmas jau ilgāku laiku mums ļauj atteikties no rīkojumiem par atvaļinājumiem,   komandējumiem, mācībām, novērtēšanu un citām lietām. Arī bonusu un dažādu piemaksu datus varam ievadīt sistēmā atbilstoši pašu veidotajiem algoritmiem, protams pie nosacījuma, ja mūs ir šāda iespēja – sistēma un pašu skaidri saprotami noteikumi. 

Rakstveida dokuments atšķirībā no ieraksta sistēmā būs vai nu papīra vai elektroniskais dokuments ar juridisko spēku.

Kādiem dokumentiem tad noteikti ir jābūt rakstveidā?

Darba likums konsekventi nosaka, ka ir jābūt darba līgumam divos eksemplāros – katrai pusei pa eksemplāram un darba devējam ir pienākums veikt darba līgumu uzskaiti. Darba līgums var tikt parakstīts rokrakstā uz papīra, tad katrai pusei būs pa eksemplāram, var būt elektroniski parakstīts, un abām pusēm ir e-dokuments ar visiem parakstiem, kura oriģinālu redzam savā informācijas nesējā. Līgumu uzskaiti pilnībā var nodrošināt ieraksts sistēmā, tam nav noteikti jāveido atsevišķs reģistrs. Arī līguma grozījumiem, mainoties nodarbinātības nosacījumiem, jābūt rakstveidā, uzskaitītiem, un katrai no pusēm pa eksemplāram.

Juridiskas personas dokumentiem jābūt reģistrētiem. Taču reģistrs var veidoties sistēmā, kurā veidojam dokumentus kā ieraksts, un tam nav jābūt atsevišķam failam vai žurnālam. 

Amata apraksts. Vienmēr esmu uzskatījusi, ka amata apraksts ir otrs svarīgākais dokuments aiz darba līguma, jo tajā skaidri minēti “spēles nosacījumi” – pienākumi, atbildība, tiesības, utml. Ir darba devēji, kas to precīzi uzskaita darba līgumā, un amata aprakstus atsevišķi neveido, tas nav aizliegts. Ja amata apraksti tiek veidoti, tad tie noteikti ir rakstveidā, var tikt ievietoti “darbinieka portālā” un parakstīti ar sistēmas parakstu, ja sistēma to atļauj, var būt kā pielikumi pie darba līguma, un parakstīti kopā ar to. 

Darba likums nosaka, ka ja darbiniekam ir jāizsniedz dokuments gadījumā, ja tiek piemērots disciplinārsods – izteikta piezīme vai rājiens. Šādā gadījumā veidosies vairāki rakstveida dokumenti – būs akts vai ziņojums, kurā darba devējs vai tā pārstāvji konstatēs pārkāpumu, darbiniekam tiks pieprasīts rakstveida paskaidrojums, tiks izvērtēta rīcība un konstatēts, ka darbinieks ir tiešām vainīgs, un sekos rīkojums. Šie dokumenti noteikti būs rakstveidā, atkarībā no uzņēmuma digitalizācijas pakāpes un datorpratības līmeņa elektroniski vai papīra formātā.

Līdzīgi gadījumā, ja darbinieks tiek atstādināts no darba, arī ir jāizsniedz rakstveida dokuments – rīkojums.

Darba tiesisko attiecību izbeigšanas gadījumā neatkarīgi, kura no pusēm uzsaka darbu, ir jābūt rakstveida uzteikumam. Darbinieks paraksti raksta iesniegumu ar lūgumu izbeigt darba attiecības, tas var būt gan papīra, gan e-dokuments, kas darba devējam ir saistošs. Darba devējam nav tiesību uzteikumu nepieņemt, ignorēt, vai neievērot Darba likumā noteiktos termiņus un nosacījumus. Darba devējs, izbeidzot darba tiesiskās attiecības izdos rīkojumu, vai vienošanās gadījumā sastādīs vienošanos par darba attiecību izbeigšanu, un darbiniekam arī tiks izsniegts dokuments. Tieši tādi pat nosacījumi ir arī gadījumā, ja darba devējs uzskata darbu darbiniekam, ir jābūt, gan rakstveida uzteikumam, gan dokumentam par darba attiecību izbeigšanu. Jāatceras, ka darba devējs darbiniekam uzteikt darbu elektroniski var tikai gadījumā, ja tas ir minēts darba līgumā vai darba kārtības noteikumos.

Rakstveidā pilnīgi noteikti būs visas uzņēmumā izstrādātās kārtības un noteikumi, vienalga, vai darbinieki tiks iepazīstināti e-vidē vai ar papīra dokumentu. Tie vispirms jau būs darba kārtības noteikumi, visi ar darba aizsardzību un tās apmācību saistītie dokumenti, koplīgums, kvalitātes sistēmas kārtības un procedūras u.c.

Rīkojumi ar uzdevumiem darbiniekiem arī var būt kā ieraksti sistēmā, rezolūcijas, uzdevumu formā, ja šāda iespēja tehniski ir. Ja nav, tad rakstām rīkojumu. Kā labu piemēru var minēt ārvalstu komandējumu rīkojumus un atskaites, kas publiskajā sektorā ir patstāvīgi glabājami dokumenti. Ministru kabineta noteikumos Nr.969 “Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi” 2. Punkts nosaka:

 Par komandējumu šo noteikumu izpratnē uzskatāms ar komersanta, organizācijas, iestādes vai citas institūcijas  vadītāja vai viņa pilnvarotas personas rakstisku rīkojumu apstiprināts darbinieka brauciens …

Šo noteikumu 2. punktā minēto rīkojumu var aizstāt ar elektronisko dokumentu, kas nesatur rekvizītu "paraksts", ja to institūcijas informācijas sistēmā vadītāja noteiktajā kārtībā ir apliecinājis (autorizējis) institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona.

Šajā gadījumā komandējuma saturiskā atskaite, ja tāda būs nepieciešama, būs rakstveidā, ko ievietos sistēmā, finanšu atskaiti iespējams aizpildīt visticamāk sistēmā, pievienojot izdevumus apliecinošos dokumentus. Ja šādas sistēmas nav, tad  nešaubīgi veidosim tikai rakstveida dokumentus.

Bieži auditorijās, mēģinot vienoties par dokumentu apjoma samazināšanu un iespēju nerakstīt no lieka dokumentus, visbiežākie iebildumi ir, ka grāmatveži prasa. Grāmatvežiem tiešām ir nepieciešami pamatojuma dokumenti izmaksām, bet nekur nav teikts, ka par katru sīkumu tam noteikti jābūt rīkojumam. Tas varbūt rēķins ar vadītāja rezolūciju, tie varbūt ievadītie dati sistēmā saskaņā ar noteikto kārtību. Lai atteiktos no tik ierastās rīkojumu rakstīšanas rutīnas, vispirms ir jābūt sistēmai, kurā pārliecinoši  varam datus ievadīt, saskaņot, pārbaudīt, apstiprināt, utml. Un pašu izstrādātiem noteikumiem vai izstrādātam scenārijam par to kāda informācija sistēmā tiek ievadīta, kā saskaņota un kā nonākam līdz rezultātam. Ja sistēmas nav, vai arī neesam gatavi mainīt domāšanu, tad turpinām  tērēt laiku un resursus mazvērtīgu dokumentu radīšanai.

Raksts pārpublicēts no IBizness jūlija numura