Pēdējos gados darba devējiem arvien vairāk nācies domāt par dažādu tehnoloģisko risinājumu ieviešanu savā uzņēmumā. Tomēr, digitālo tehnoloģiju ieviešanas procesā, nereti tiek aizmirsts padomāt par sistēmas piemērotību un atbilstību organizācijai, kā arī risku izvērtēšanu. Padomus, kā veiksmīgi un kvalitatīvi digitalizēt procesus uzņēmumā vai organizācijā, sniedz Rīgas Tehniskās universitātes (RTU) Personāla nodaļas vadītāja Zane Rostoka.

Procesu digitalizācija ir kļuvusi par vienu no aktuālākajiem jautājumiem daudzu uzņēmumu un organizāciju ikdienā. Turklāt, svarīgi kļuvis domāt par to, kā būt kvalitatīvi digitāliem. Pandēmijas ietekmē bijām spiesti strauji mainīt procesus organizāciju iekšienē. 

Tobrīd svarīgs bija ātrs rezultāts, lai varam turpināt darbu. Tāpēc organizācijām nācās ātri atrast tehnoloģiskus risinājumus, lai  vienkopus būtu piekļuve visiem nepieciešamajiem organizācijas dokumentiem, kā arī komandu darba organizēšanai un procesu pārraudzībai. 

Šajā rakstā sniegšu ieskatu un ieteikumus digitalizēta personāla risinājumu izvēlē un ieviešanā. Šeit sniegtie padomi un novērojumi balstās gan likumdošanas prasībās un noteikumos, gan personīgajā pieredzē, ieviešot digitālas personālvadības risinājumus savā darba vietā – Rīgas Tehniskajā Universitātē (RTU), kas šobrīd digitalizējusi faktiski visu personāla vadības dokumentu apriti.

Raksta apjoma dēļ tas tiek publicēts divās daļās. Raksta pirmajā daļā ieskatījāmies tajā, kas ir digitāla personālvadība un kādus procesus tā iekļauj. Otrajā daļā  dalīšos ar svarīgāko, kas jāņem vērā veicot pāreju uz digitalizētu personālvadību, kā arī sniegšu ieteikumus šī procesa veiksmīgai vadībai.

Cik tālu esam tikuši?

Valstī kopumā ir panākumi digitālo pakalpojumu sniegšanā. E-pārvaldes lietotāju skaits turpina palielināties, un tiešsaistes publisko pakalpojumu sniegšana ir vēl pilnveidojusies, kas noteikti atstāj ietekmi uz ikvienu darba devēju komunikācijā ar darbinieku. 

Saskaņā ar Digitālās ekonomikas un sabiedrības indekss (DESI) 2021. gadā pētījuma datiem (https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/desi-latvia), digitālo publisko pakalpojumu ziņā Latvija ir 10. vietā Eiropas Savienībā. E-pārvaldes lietotāju skaita ziņā Latvija ierindojas 6. vietā (85 % interneta lietotāju); tas ievērojami pārsniedz ES vidējo rādītāju — 64 %. Latvijai ir 6. vieta arī saistībā ar automātiski daļēji aizpildītām veidlapām (82) un digitālajiem publiskajiem pakalpojumiem iedzīvotājiem (87, ES vidējais rādītājs — 75).

No papīra dokumentiem uz pilnībā digitālu personāla vadību?

Kā no papīra personāla dokumentu aprites tikt līdz pilnībā digitālai personāla vadībai? Ar ko sākt? Bez kiberdrošibas un Vispārīgās datu aizsardzības regulas ievērošanas, lai veiktu kvalitatīvu personāla dokumentu aprites digitalizāciju, sākotnēji jāiegulda apjomīgs darbs papīra dokumentu un datu auditēšanā, tad  datu kvalitatīvā digitalizēšanā  un sasaistē.

Darba devējam jāpārzina arī ārējie regulējumi, dokumentu izveidē, sagatavošanā un glabāšanas nosacījumi. Dokumentu noformēšanā jāievēro dokumentu juridiskā spēka likums, savukārt, veidojot elektronisko dokumentu (e-dokuments), ar to saprotam dokumentu elektroniskā formā ar papīra dokumentam līdzvērtīgu juridisko spēku. 

Jāsecina, ka personāla dokumentu digitalizācijā šobrīd sastopamas divu veidu pieejas, ir organizācijas, kas pamazām sāk izmantot elektroniskos dokumentus, piemēram, ik dienu tiek apstrādāti papīra dokumenti, pārvērsti PDF formātos, tie e-parakstīti,  un tad  attiecīgi tiek skenēti, kārtoti mapēs, un vēl nav risinājuma, kā tos vēlāk pārvietot uz arhīvu un glabāt normatīvajos aktos noteikto laiku līdz 75 gadiem (atkarībā no dokumenta veida). 

Un ir organizācijas, kur ir sasniegts ļoti augsts automatizācijas un digitalizācijas līmenis, tiek izmantotas mūsdienīgas sistēmas un tehnoloģijas, kas nodrošina datu automatizētu ievadi un pārnesi no sistēmas uz sistēmu, kur papīra dokumenti un vizuāli elektroniski dokumenti ( “Word”, PDF) ir aizstāti ar elektroniskiem dokumentiem, kurus nodod pastāvīgā valsts glabāšanā, veidojot pakotnes, saskaņā ar kārtību, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā.

Kopš 2021. gada ir tiesību akts – noteikumi, kas nosaka kārtību valstī, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabā iegūtos dokumentus un iznīcina publiskos dokumentus, kuri pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē (turpmāk – pārvērstie publiskie dokumenti).

Jāatzīst, ka šajā pārmaiņu procesā ļoti apjomīgas un straujas pārmaiņas ne vienmēr radīs atbalstu darbinieku vidū, pat ja solam lielāku efektivitāti un laika resursu ietaupījumu. Pieredze liecina, ka darbinieki e-parakstu un citu jauno funkcionalitāšu apgūšanu, kā ierasts, cilvēcīgi atliks uz vēlāku laiku, īpaši, ja uzņēmuma kopējā kultūra līdz šim nav veicinājusi nepārtrauktu sekošanu jaunākajām tendencēm un to ieviešanu savā vidē.

Raugoties uz savas organizācijas pieredzi, ir skaidrs, ka milzīga nozīme ir nepārtrauktai komunikācijai. Kā arī svarīgi procesu automatizāciju saplānot pa posmiem un/vai sadalīt vairākos atsevišķos projektos, tādējādi nodrošinot, ka arvien mazāk ir fizisku papīra vai skenētu dokumentu, bet darbs notiek sistēmās.

Galvenie soļi līdz digitālam risinājumam:

1. Biznesa procesa izpratne – parasti tas ir diezgan pašsaprotami.
2. Inovāciju kultūra – dažādi eksperimenti visā organizācijā veicina digitālo pratību un radošumu.
3. Formalizācija  vai atbilstība. Ja kāds process nav svarīgs uzņēmumam, vadībai tas nav jāatbalsta, lai gan tas diemžēl ne vienmēr tā ir.
4. Stratēģiska komunikācija – darbinieki apzinās ieguvumus un sadarbības spēku. Viņu kopīgie centieni un idejas noved pie jauniem stratēģiskiem risinājumiem.
5. Pārmaiņu vadība -tiek izveidota īpaša digitālās transformācijas komanda, lai vadītu uzņēmuma stratēģiju un darbību.
6. Inovācijas – digitālā transformācija ir kļuvusi par jauno “uzņēmējdarbību kā parasti”, un ir izveidota jauna ekosistēma.

Kas jāņem vērā?

Balstoties pieredzē, galvenie ietieikumi ikvienai organizācijai, kas vēlas doties digitālas personālvadības virzienā būtu:

• nosakiet skaidru mērķi
• iesaistiet visus
• nepārkomplicējiet lietas
• dodiet priekšroku idejām
• novērtējiet sniegumu
• atcerieties – kultūra ir svarīga!

Svarīgi domāt par izveidoto IT risinājumu ilgtspēju. Veidojot sarakstu ar procesiem, uzdevumiem, kas digitalizējami, nereti vēlmju ir vairāk nekā iespēju un resursu. Tāpēc ir svarīgi prioritizēt, sākotnēji apzināties kritiskās biznesa  jomas, kas ir vitāli nepieciešamas, bez kādām funkcionalitātēm organizācijas pamatdarbība ir pakļauta riskiem, kuras darbības prasa lielu cilvēkresursu iesaisti un viegli automatizējamas. 

Pēc tam, kad ir gatavs saraksts, iespējams to grupēt loģiskās vajadzībās. Kādam, paskatoties šādā sarakstā, iespējams, izrādīsies, ka joprojām pietiek ar Excel, un izmaiņas nav nepieciešamas. Tikmēr kādai citai organizācijai radīsies skaidrība par procesiem un vajadzībām, kas palīdzēs precīzāk formulēt to, kas nepieciešams. Skaidrība par to, kur esam šobrīd vienmēr ir svarīgs pirmais solis.

Personāla sistēmas uzkrāj gana daudz vērtīgus datus personāla procesu pārvaldībai. Bieži dzirdam – “datos balstīti lēmumi”. Tomēr, cik daudz personāla vadītāji  patiešām veido personāla politikas atbilstoši organizācijas personāla KPI (KEY PERFORMANCE INDIKATORS)? 

Piemēram, teju vai katra organizācija ik gadu mēra darbinieku iesaisti un apmierinātību, salīdzina ar iepriekšējo gadu rādītājiem, mēra darbinieku atsaucību aptaujas pildīšanā un pievieno gada pārskatiem skaistu vizualizāciju veidā. Un kas notiek tālāk? Vai organizācija zina kāds ir KPI šajā personāla vadības jomā pēc kā tiekties? Kādam jābūt labam KPI? Kāds ir šis rādītājs līdzīgām organizācijām Latvijā, Eiropā? Kā pārvaldīt personāla KPI un datu radītājus sistēmās, ir vēl kāda pieredzes stāsta vērta tēma.

Visi zinām, ka jākļūst digitalizētiem. Taču, vai zinām, kā to darīt kvalitatīvi? Kāds ir mūsu mēķis? Ko no tā iegūsim? Kā uzlabosim procesus un rezultātus? Tie ir jautājumi, par kuriem mums jādomā digitalizācijas kontekstā. Digitalizācija nevar būt pašmērķis. Nepieciešama izpratne par esošo situāciju un reālistiskām digitalizācijas iespējām. No tā iespējams formēt plānu un darbības uzdevumus. Pamatīgs ceļš uz pārmaiņām, kas atver ceļus uz jaunām iespējām!

Raksts pārpublicēts no Visma  publikācijas 06.10.2022.