Personāla procesu digitalizācijas jautājumi kļūst arvien aktuālāki. Pandēmijas ietekmē daudzas organizācijas bija spiestas pārdomāt personāla lietvedības procesus savā uzņēmumā un rast iespējas strādāt attālināti. Rīgas Tehniskās universitātes (RTU) Personāla nodaļas vadītāja Zane Rostoka dalās ar pieredzi, ieviešot digitālās personālvadības risinājumus savā darba vietā.

AUTORS: Zane Rostoka
Rīgas Tehniskās universitātes Personāla nodaļas vadītāja

Latvijas Personāla vadīšanas asociācijas valdes locekle

Tas, vai jābūt digitāliem, vairs nav jautājums. Šobrīd svarīgāk kļuvis domāt par to, kā būt kvalitatīvi digitāliem? Pandēmija rosināja darba devējus pēc iespējas ātrāk ieviest tehnoloģiskos risinājumus, iespējami mazāk laika veltot piemērotības (atbilstības organizācijai) un risku izvērtēšanai.

Diezgan ātri organizācijām nācās atrast tehnoloģiskus risinājumus, lai  vienkopus būtu piekļuve visiem nepieciešamajiem organizācijas dokumentiem, kā arī komandu darba organizēšanai un procesu pārraudzībai. Tam tika izmantots kāds no uzdevumu un projekta vadības vai plānošanas digitālajiem rīkiem, kas ļauj ērti pārvaldīt arī kompleksus procesus ar daudzām iesaistītajām pusēm, kā arī sekot uzdevumu izpildes statusam.

Šajā rakstā sniegšu ieskatu un ieteikumus digitalizēta personāla risinājumu izvēlē un ieviešanā. Šeit sniegtie padomi un novērojumi balstās gan likumdošanas prasībās un noteikumos, gan personīgajā pieredzē, ieviešot digitālas personālvadības risinājumus savā darba vietā – Rīgas Tehniskajā universitātē (RTU), kas šobrīd digitalizējusi faktiski visu personāla vadības dokumentu apriti.

Raksta apjoma dēļ tas tiks publicēts divās daļās. Pirmajā daļā sniegšu ieskatu tajā, kas ir digitāla personālvadība un kādus procesus tā iekļauj. Otrajā daļā dalīšos ar svarīgāko, kas jāņem vērā, veicot pāreju uz digitalizētu personālvadību, kā arī sniegšu ieteikumus šī procesa veiksmīgai vadībai.

Kāda ir digitāla personāla vadība? 

Personāla pārvaldības digitalizācija palīdz veltīt vairāk resursu organizācijas, darbinieku attīstībai un izaicinājumiem, piemēram, arvien pieaugošam laika trūkumam. 

Esot vairāk digitāliem iespējams, izmantojot tehnoloģiskus risinājumus, ne tikai iegūt aktuālu informāciju par savu darba dzīvi un darba vēsturi uzņēmumā, bet arī spēt pašam ātri un ērti veikt ierakstus, noformēt atvaļinājumu, sekot karjeras un izaugsmes attīstībai u.c. no funkcijām, ko līdz šim veica personāla lietvedis vai cits darbinieks uzņēmumā, kam bija piekļuve sistēmai.

Ikdienā esam pieraduši, ka daudz ko varam nokārtot ar vienu skārienu vai klikšķi, un līdz ar to, no personāla vadības risinājumiem arī tiek sagaidīta birokrātijas mazināšanās, procesu caurspīdība un ērtums funkcionalitātes izmantošanā. 

Viens no riskiem, veidojot jaunas funkcionalitātes, ir pieņemt lēmumu, ka sākotnēji digitalizēsim daļu, vēlāk, kad būs vairāk resursu, tad pārējo. Diemžēl pienākot situācijai “vēlāk” viss jāpārveido, jo tik strauji mainās citi saistītie procesi, ka vairs neder daļēji digitāli risinājumi. 

Piemēram, digitalizējot darbinieku iesniegumu apriti, nav efektīvi iesniegumu par digitālu uzskatīt, saņemot e-parakstītu PDF formāta dokumentu. Efektivitāte ir, ja iesniegums top formā, kas sistēmu līmenī veido datu bāzu klasifikatorus, un iesniedzot datus, darbinieks jau ir aizpildījis nepieciešamos sistēmas laukus, kas tālāk ir noderīgi organizācijai datu apstrādē. 

Personāla lietvedības jautājumi vienmēr ir bijuši komplicēti, un pat izveidojot risinājumus, tie nereti joprojām nav klikšķa attālumā. Redzam, ka līdz ar to darbiniekiem var mazināties motivācija, kā arī sapratne un cieņa pret darba devēju, ja jāpatērē neadekvāti liels laiks kāda darba attiecību jautājuma nokārtošanai. 

Piemēram, brīvdiena gadījumā, ja darbinieka bērns absolvē izglītības iestādi. Ja tiek prasīts uzrādīt papildu pamatojumu apliecinošus dokumentus, brīvdienas pieteikuma process ir laikietilpīgs un sarežģīts, darbinieks izvēlēsies prombūtnes jautājumu atrisināt citādi, nevis maldīsies dokumentu aprites birokrātijā. Veidojot digitālas pieteikumu sistēmas, svarīgi ir maksimāli izmantot uzņēmuma rīcībā esošos datus par darbinieku, un nevaicāt ikreiz pievienot, iesniegt pamatojuma dokumentus.

Kļūstot digitāliem, svarīgi veidot saskaņotu organizācijas kultūru un  komunikāciju. Jābūt skaidrībai par organizāciju: kāpēc darām to, ko darām, ko un kā, kāpēc tas vispār eksistē un kas notiks, ja pārstās eksistēt tas, kā process tiek realizēts. Jānoskaidro un jāpārzina darbinieku paterni (patterns), ikdienas tehnoloģiju lietotāju vajadzības un paradumi. 

Arī savas organizācijas ietvaros pārliecinajāmies, ka pārmaiņu procesā, ieviešot arvien jaunas funkcionalitātes, svarīgi ir dot drošības sajūtu darbiniekam, ka jaunais risinājums neapdraud darbinieka darbu organizācijā, bet ir atbalsts un resursu ziņā ieguvums darbam ar citiem izaicinājumiem. 

Darbinieku  motivē, ja viņš var ieraudzīt savus sasniegumus, ja var apzināties jēgu savam darbam. Savukārt  birokrātija un situācija, kad nevaru pārvaldīt un redzēt savus darba rezultātus un esmu stresā par nākotnes pienākumiem, strauji krīt iesaiste un motivācija, līdz ar to darba rezultāti pasliktinās.

Jāapzinās, ka jo lielāka organizācija, jo sarežģītāka komunikācija. Pie tam personāla dokumentu apritē vienmēr bijusi liela sadrumstalotība. Tradicionāli  algas aprēķiniem ir uzskaites sistēmas, tad ir darba attiecību dokumentu (līgumu un rīkojumu) veidošanas sistēmas, talantu vadības sistēmas, novērtēšanas un atlases sistēmas, darbinieku viedokļa aptaujas sistēmas utt. 

Personāla procesu digitalizācija ir izmaksu investīcija – joma, kurā tiek investēts bez tūlītējas atdeves. Bet ilgtermiņā organizācijai ieguldījumi atmaksājas, pat ļauj optimizēt budžetu, pārskatot funkcijas, novēršot to dublēšanos, iegūstot laiku jēgpilnām darbībām un izaugsmei. Ļauj līdzsvarot efektivitāti un inovācijas, kā arī lai saglabāt izmērāmu ietekmi uz organizāciju, tai nepārtraukti mainoties.

Rezultātā organizācijas datos ir saprotamība un viegla pārskatāmība, ir iespējama kvalitatīva statistika – gan dati un skaitļi, gan arī informācija par cilvēku rīcībām (piemēram, prombūtņu statistika, apmācību ieradumi, vadītāju lēmumi). Datu pārvaldība ir labs veids kā strukturēt informāciju.  

Ko digitalizējam?

Digitalizēt var katru personāla dokumentu, kas līdz šim ir bijis papīra formā. Bet digitalizēt, nevis gatavot elektronisku dokumenta versiju! Tas nozīmē veidot klasifikatorus, laukus, kuros nav iespējamas cilvēciskas kļūdas, manuāli nepareizi sastādot tekstus. Tas ir svarīgi, lai nākotnē datus, kas uzkrājas sistemās varētu izmatot lēmumu pieņemšanā.

Saziņas rīki organizācijās

Zināmu haosu darba organizācijā ir radījis plaši pieejamais iekšējās saziņas rīku klāsts. Ne viens vien darbinieks jūtās apjucis, domājot,  kuras digitālās platformas un sociālos tīklus, vai varbūt intranetu, izmantot gan tieši ar darbu saistītās informācijas apmaiņai, gan iekšējās komunikācijas aktivitāšu un komandu saliedētības īstenošanai.

Ja tādas lietotnes kā WhatsApp, Messenger, pat Telegram bija ierasti privātai komunikācijai, tad, attālināti strādājot, tās kļuva par informācijas kanālu starp darbiniekiem un vadītāju, un komandām savā starpā. Tās noderēja gan ātru, operatīvu ziņu nodošanai, kā arī tērzēšanai, ierastās kopējās brokastu un/vai pusdienu kafijas uzņēmuma virtuvē vietā.

Šobrīd jau esam pieraduši pie virtuālajām sanāksmēm, tomēr jaunu komunikācijas kultūru veido hibrīdsapulces, kas ir jauns izaicinājums. Kā iekļaut komandā darbiniekus, kas joprojām ir attālināti? Kā stiprināt komandas piederības sajūtu? 

Milleniāļi un Z paaudze – nākotnes darbinieki – ir pastāvīgi saistīti ar sociālajiem tīkliem un nereti ir gluži vai kā pielīmēti pie saviem tālruņiem. Uzņēmumiem, kas izmanto digitālās tehnoloģijas dažādiem personāla vadības mērķiem, piemēram, darbinieku piesaistei un atlasei, tālāk karjeras attīstībai vai mācību procesam, paaugstinās konkurences priekšrocības efektīvas darba vides veidošanā.

Gatavu izstrādāto risinājumu klāsts ir plašs, bet, lai personāla vadītājs kopā ar organizācijas vadības komandu varētu izvēlēties labāko risinājumu, pirms izvēles ir jāanalizē savas organizācijas darba kultūra un lietotāju paradumi, kā arī  vajadzības. Kad šāda izpratne ir radusies, tad šīs vajadzības un vēlmes ir jādara zināmas tehnoloģisko risinājumu piedāvātajiem. 

Iepazīstoties ar gataviem tehnoloģiskiem risinājumiem, šobrīd jau var atzinīgi novērtēt piemērotības augstu atbilstību organizācijas vajadzībām, jo izstrādātāji visbiežāk ir veidojuši risinājumus gana dažādām organizācijām. Tomēr, no savas organziācijas pieredzes, jāatzīmē, ka vismaz pusgads līdz gads ir jāparedz adaptēšanai specifiskām organizācijas vajadzībām, pat pie ļoti atbilstoša risinājuma izvēles.

Attālināta darba attiecību sakārtošana

Vēl viens izaicinājums, kas sagaidīja darba devējus: kā attālināti formalizēt darba attiecības? Kā noslēgt darba līgumu, izbeigt, uzteikt līgumattiecības, netiekoties klātienē, kad apliecinām savu gribu ar parakstu uz papīra? 

Lielās organizācijās visbiežāk finanšu, grāmatvedības un personāla dokumentu aprites sistēmas ir saistītas. Daļa no procesiem tiek pārvaldīti digitāli, daļa joprojām kontrolēti manuāli. Šādos gadījumos jauno elektronisko dokumentu jaunu plūsmu radīšana, nodrošinot pietiekamu darbības efektivitāti, pārejot uz pilnībā digitalizētu personāla dokumentu apriti (kuru veicinājusi arī iekšējo procesu pārskatīšana un optimizācija), ļauj izskaust dublētas funkcijas.

Strādājot pie šiem jautājumiem, sapratām, ka tie darbinieki, kas jau pieraduši, ka ikdienas sadzīvi organizē tehnoloģijas, arī no darba devēja sagaida ērtu apkalpošanās rīku, kas organizēs un atgādinās par pieteikumu atvaļinājumam, komandējumu, iespēju informēt par dzīvesvietas vai  algas konta maiņu u.tml. Šai platformai vai rīkam ir jābūt vietnei, kurā darbinieks tiešsaistē (24 stundu diennakts režīmā) var iegūt viegli pieejamu informācija par sevi – personas datiem, savu darba līgumu ar visiem tā grozījumiem, CV, kvalifikācijas apliecinājumus, algas lapiņām, atvaļinājumiem, apdrošināšanu un citiem labumiem, kā arī, protams, informāciju par kolēģiem un to prombūtnēm. Savukārt vadītājiem vēl nepieciešama informācija par savas struktūrvienības darbiniekiem.

Lai tiktu līdz šādam risinājumam, RTU gadījumā tika pētītas vairākas gatavas sistēmas, kā arī ņemtas vērā darbinieku gaidas – kādus ikdienas darba dzīves izaicinājumus sistēmām jāatrisina? Tika organizētas tikšanās, iesaistot plānotā risinājuma lietotājus un izstrādātājus aktīvās diskusijās par funkcionalitātes iespējām. 

Šajā gadījumā svarīgi bija arī nepārsolīt, bet no izstrādes viedokļa saprast, kādas ir programmatūras iespējas. Vēl, lai gaidas sakristu ar realitāti, sarunu laikā jāvienojas par vienādu jēdzienu izpratni, piemēram, vai tas, ka dokuments digitāli ceļos pie saskaņotājiem nozīmē, ka sistēmā ir ieprogrammētas saskaņošanas plūsmas un sistēma atpazīst prombūtnes, spēj izvēlēties aizvietotājus, vai tas ir kāda darba rūķa manuāls darbs.

E-dokumenti

Vispirms jāsaprot, kas tad īsti ir e-dokuments? Elektronisko dokumentu likums nosaka, ka e-dokuments ir elektroniskais dokuments. Regulas Nr. 910/2014/ES 3. panta 35. punkta izpratnē, “elektronisks dokuments” ir jebkāds saturs, kas tiek glabāts elektroniskā formātā, jo īpaši teksta vai skaņas, vizuāls vai audiovizuāls ieraksts. Savukārt Elektronisko dokumentu likuma 3. pants nosaka, ka prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām. 

Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tajos gadījumos, kad tam ir elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu. 

No Darba likuma izriet, ka darba līgumu var parakstīt elektroniski ar drošu elektronisku parakstu, bet ieteicams darba līgumā norādīt, ka darba devējs un darba ņēmējs ir vienojušies, ka šāds darba līgums var tikt parakstīts elektroniski ar drošu elektronisko parakstu, ka arī, ka uzteikumu, vai vienošanos par darba attiecību izbeigšanu gan darba devējs, gan darbinieks var viens otram nosūtīt pa elektronisko pastu, izmantojot drošu elektronisko parakstu.

E-paraksts nu jau kļūvis par neatņemamu ikdienas sastāvdaļu. Uzņēmumiem, kas tikai sāk savu ceļu elektronisku dokumentu izmantošanā, svarīgi pievērst uzmanību dažādām niansēm, kas atvieglos to izmantošanu uzņēmumos un organizācijās. 

Izmantojot  e-paraksta risinājumu (dokumentu parakstīšanai ar drošu elektronisko parakstu) svarīgi nodrošināt gan iespēju parakstīt dokumentu un tā pielikumus atsevišķi (ja dokumenta sagatavotājs ir norādījis šādu nepieciešamību), gan arī ievērojot vadītāju aizņemtību, nodrošināt masveida dokumentu parakstīšanu (10+ dokumenti) ar vienu klikšķi. Ļoti svarīgi ir izmantot ātrdarbīgu dokumentu parakstīšanas e-Identitātes platformu un nepārtrauktu tehnisko atbalstu nepieciešamības gadījumos.

Raksts pārpublicēts no VISMA Blogs

Oriģinālais raksts skatāms ŠEIT.