Kāds laika plānošanā ir profesionālis, jo atradis savu metodi, kura ir efektīva un ērta, savukārt citiem laika plānošana šķiet vai nu par sarežģītu, vai nevajadzīgu. Taču, der atcerēties, ka saliekot punktu pa punktam, vismaz dienas/nedēļas/mēneša svarīgākos darbus, notikumus, kļūsti organizētāks un mierīgāks, pārskatāmāk vari ieplānot darba izpildi.

Turpmāk sniegti daži vienkārši padomi, kurus vari ņemt vērā plānojot laiku, samazinot pārsteigumu sev un citiem par kādu neizdarītu darbu.

1. Pareiza mērķu uzstādīšana
2. Prioritāšu noteikšana
3. Uzstādīt laika limitu
4. Pauzes starp uzdevumiem
5. Kalendāra organizēšana
6. Nebūtisku uzdevumu izņemšana
7. Plānot

Pareiza mērķu uzstādīšana

Ir zināms, ka mērķi jānosaka tādi, kuri ir sasniedzami un izmērāmi. Uzstādot mērķus, izmantojiet SMART metodi:

• Specific (specifisks)
• Measurable (izmērāms)
• Attainable (sasniedzāms)
• Relevant (atbilstošs)
• Timely (laicīgs)

Prioritāšu noteikšana

Noteikt prioritātes uzdevumiem, pamatojoties uz svarīgumu un steidzamību. Piemēram, apskatiet savus ikdienas uzdevumus un nosakiet kuri ir:

• Svarīgi un steidzami: nekavējoties veiciet šos uzdevumus
• Svarīgs, bet ne steidzami: nosakiet, kad veiksiet šos uzdevumus
• Steidzams, bet ne svarīgi: ja iespējams, deleģējiet citiem uzdevumu
• Tas nav steidzami un nav svarīgi: atvēlēt vēlāku laiku, kad tos paveikt

Uzstādīt laika limitu

Laika ierobežojumu iestādīšana uzdevumu izpildei palīdz būt mērķtiecīgākam un efektīvākam. Veltot nedaudz pūļu, lai izlemtu, cik katram uzdevumam nepieciešams laiks, var palīdzēt atpazīt iespējamās problēmas, pirms tās rodas. Tādā veidā varat izstrādāt plānus, kā tikt ar tiem galā.

Piemēram, nepieciešams uzrakstīt piecas atskaites uz plānoto sapulci. Tomēr jūs saprotat, ka ir laiks sagatavot tikai četras atskaites. Ja par šo faktu esat informēts jau iepriekš, varat viegli deleģēt uzdevumu kādam citam. Tomēr, ja nebūtu iepriekš pārbaudījis laiku un veicamos uzdevumus, nebūtu aptvēris situāciju un rīkojies. 

Pauzes starp uzdevumiem

Intensīvi strādājot, veicot daudzus uzdevumus bez pauzēm ir grūtāk koncentrēties un būt motivētam. Veltiet laiku starp pauzēm, lai izvēdinātu galvu un atpūstos. Dodieties īsā pastaigā, meditējiet, pagatavojiet kafiju/tēju, paskatieties smieklīgu video, kas neattiecas uz darbu. Varbūt citiem ir bijusi pieredze, kad nepieciešams atrisināt kādu sarežģītu jautājumu, ilgi sēžot pie galda un laužot galvu nekas prātīgs neienāks prātā, taču dažas minūtes atpūšoties, risinājums pats atnāks. 

Kalendāra organizēšana

Izmantojiet kalendāru/plānotālu, lai veiktu ilgāka laika pārvaldību. Ierakstiet uzreiz kalendārā termiņus projektiem, sapulcēm, apmācībām, uzdevumiem, kas ir svarīgi. Padomājiet, kuras dienas varētu vislabāk veltīt konkrētiem uzdevumiem. 

Nebūtisku uzdevumu izņemšana

Ir svarīgi likvidēt pārmērīgas darbības vai uzdevumus, kas ir laika zagļi. Noteikt darbu prioritštes un nozīmīgumu. Atbrīvoties no nebūtiskiem uzdevumiem/aktivitātēm, vairāk laika veltot svarīgām lietām. 

Plānot

Pārliecinieties, ka katru dienu sāksiet ar skaidru ideju/plānu, ko vēlaties šodien paveikt- kas ir svarīgi paveikt tieši tajā dienā. Apsveriet ideju katras darba dienas beigās uzrakstīt savu uzdevumu sarakstu nākamajai darba dienai. Realizējot dienas svarīgākos uzdevumus, pats jutīsies gandarīts par sevi, savām spējām un organizētību.

Kas notiek tad, kad ir slikta laika pārvaldība, plānošana?

Slikta darblūsma

Nespēja plānot uz priekšu un turēties pie mērķiem nozīmē sliktu efektivitāti. Piemēram, ja nepieciešams veikt svarīgus uzdevumus, efektīvs plāns būtu secīgi pabeigt līdzīgos uzdevumus. Tomēr, ja neplānojat darba prioritātes, nāksies “lēkāt” no viena darba uz otru. Tas samazina efektivitāti, koncentrēšanās spēju, zema produktivitāte un augsta iespējamība kļūdu pieļaušanā.

Lieki iztērēts laiks

Vājas laika pārvaldības rezultātā tiek lieki iztērēts laiks. Piemēram, sarunājoties ar draugiem sociālajos medijos paralēli veicot darba pienākumus, jūs novērš uzmanību un tiek lieki tērēts laiks.

Kontroles zudums

Neplānojot laiku un nezikot, kurš būs nākamais uzdevums, jo nav izvērtēti darba prioritātes, termiņi, pats esat zaudētājs. Zaudējot kontorli esat pakļauts stresam un trauksmei.

Zema darba kvalitāte

Slikta laika pārvaldības rezultātā cieš paveiktā darba kvalitāte. Piemēram, pēdējā brīdī attopaties, ka jāsteidz izpildīt uzdevumi vai jānodod atskaite, kura nav pat iesākta.

Slikta reputācija

Ja klienti vai darba devējs nevar paļauties uz jums, lai savlaicīgi izpildītu uzdevumus, viņu gaidas un uztvere par jums samazinās. Ja klients nevar paļauties uz to, ka jūs kaut ko izdarīsiet laikā, visticamāk meklēs pakalpojumu citur.

Avots: Corporate Finance Institute