Personāla vadības procesu digitalizācija - revolūcija vai evolūcija? HR tech world, 2016., oktobris.

Vēsturiski personāla vadības sistēmas bija dārgas un grūti maināmas IS platformas. Mūsdienās daudzas kompānijas ir atteikušās no šīs pieejas – tā vietā izmantojot globālā tīmekļa iespējas. Vienā no foruma darba grupām bija diskusijas - kāpēc veikt personāla vadības procesu digitalizāciju, kā galvenie iemesli tika minēti 1) kvalitatīvas informācijas pieejamība gala lietotājam – darbiniekiem  un to  vadītājiem; 2) cita līmeņa datu analītikas iespējas; 3) elastības iespējas; 4)  resursu un izmaksu samazināšana; 5)organizācijas kultūras maiņa - ieviešot agile pieeju.

Viena no forumā diskutētajām aktivitātēm bija vai personāla datu digitalizācija, var izveidot jauna līmeņa mobilitāti,  un vai tas  var palīdzēt uzlabot arī uzņēmuma efektivitāti?   Kā zinām,  cilvēkresursu vadīšana ir daudzpusīgs process un iekļauj dažādās apakš funkcijas: personāla lietvedība (atlase, pieņemšana, ievadīšana darbā, pārcelšana, atbrīvošana, atvaļinājumi, u.c.), darba vide (darba organizācijas psiholoģiskie aspekti, darba ergonomika, vides estētika, darba drošība un aizsardzība, veselības aprūpe un apdrošināšana,  sports), darba attiecību vadība (vadītāju un darbinieku attiecību analīze, darbinieku iesaistības un citi mērījumi), uzņēmuma organizatoriskā struktūra, darba samaksa ( algu mainīgā un nemainīgā daļa, labumi), darbinieku apmācība un attīstība, personāla plānošana, u.c.

Savukārt vārds digitalizācija asociējas  ar sarežģītām iekārtām.  Kas tad īsti slēpjas aiz šī vārda? Pats svarīgākais – tas ir process un vesela virkne darbību. Digitalizācija ir iespēja fiziskus dokumentus pārvērst elektroniskā formātā un izveidot sistēmu darbībām ar tiem. Digitalizācija mūsdienu izpratnē ir ne tikai datu sakārtošana jaunās platformās, bet arī visu jauno tehnoloģiju izmantošana (viedtālruņus,  mobilās aplikācijas, sociālos tīklus, globālo tīmekli, u.c.) visās personāla vadības sfērās. Mūsdienās pateicoties jaunajām tehnoloģijām ir nojauktas  barjeras starp darba un personisko dzīvi, jo  mobilās ierīces dod jaunas iespējas sasniegt jebkuru, jebkurā laikā.   Tas paver ļoti plašas iespējas. Organizācijas mobilās ierīces izmanto kā instrumentu ar kur palīdzību var ne tikai informēt darbiniekus, bet arī iesaistīt tos lēmumu pieņemšanā.

Pirmais uzdevums, protams, ir personāla vadības procesu un politiku digitalizācija, un to iekļaušana vienotā platformā. Ar ko sākt, ja jūsu stratēģija ir  “digital first”?   Šajā procesā svarīga ir analīzes fāze, un digitalizācijas procesā izmantot tās tehnoloģijas, kuras lietot un saprot jūsu esošie darbinieki, un jūsu darba tirgus mērķa auditorija. Forumā tika akcentēts, ka ne mazāk svarīgs ir fakts, ka cilvēkresursu vadības nākamās paaudzes ir runā tieši šajā valodā. Konkrētu organizāciju veiksmes stāsti bija par šī koncepta ieviešanu izmantojot agile  metodi projekta vadībā, kas ir  iteratīva izstrāde.  Agile metode ietver sevī pieņēmu, ka IT sistēma ir kā organisms, kas nevar tikt saprasts pirms nav uztaisīts. Līdz ar to sistēma tiek taisīta pa daļām – “sapratu/uztaisīju”. Pretēji   ūdenskrituma metodei, kas paredz secīgu izstrādi, (prasības =>specifikācija=>kods=>testēšana utt. ). Var piekrist tiem, kuri uzskata, ka projektu vadība ar ūdenskrituma metodi nebeidzas nekad, jo tikko nepieciešamas kaut mazākās izmaiņas – viss sākas no jauna.  Protams, agile metodes pielietošana prasa arī izmaiņas organizācijas kultūrā, un otrādi. Kā viens no ieguvumiem personāla vadības procesu digitalizācijā tika minēts fakts, šādā pieejā - visas darbības notiek “reālajā” laikā,   un tās var sasniegt jebkuru darbinieku, savukārt vadītājiem ir pieeja pie aktuāliem personāla vadības datiem, tas, protams, dod arī daudz lielākas analītikas iespējas.  

Atbilde –  uz jautājumu – vai personāla vadības procesu digitalizācija ir - revolūcija vai evolūcija? Revolūcija - tikai tā ir iespējams strādāt informācijas tehnoloģiju gadsimtā.

Ligita Pundiņa

AS Latvijas valsts meži

Personāla vadības daļas vadītāja

 LPVA Padomes locekle